Elaborar um orçamento preciso para um projeto é um dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes. Para ajudá-lo nesse processo, preparamos cinco dicas essenciais para garantir maior assertividade na projeção de custos. Continue a leitura e aprenda como otimizar o orçamento do seu projeto.
1. Entenda e conheça o escopo do projeto
Embora pareça óbvio, a compreensão completa do escopo nem sempre é clara desde o início. A definição detalhada das entregas e resultados esperados é fundamental para a elaboração de um orçamento eficiente. Isso porque, com um escopo bem delimitado, será possível identificar todos os recursos e custos necessários. Certifique-se de que todos os envolvidos compreendem as entregas do projeto e resolva quaisquer dúvidas antes de avançar.
2. Realize o levantamento quantitativo com precisão
O levantamento quantitativo é uma etapa crucial, pois envolve a identificação das quantidades de materiais e serviços necessários para a execução do projeto. Para garantir precisão, o orçamentista deve analisar cuidadosamente todos os projetos executivos e as especificações técnicas. Isso permitirá determinar os recursos necessários e suas quantidades exatas, possibilitando uma cotação precisa junto aos fornecedores.
3. Considere os custos diretos e indiretos
Os custos diretos são aqueles diretamente relacionados à execução das entregas de um projeto, como materiais e mão de obra. Já os custos indiretos são despesas compartilhadas entre vários projetos ou atividades, como administração e infraestrutura. Ao elaborar o orçamento, é essencial incluir ambos os tipos de custos, para garantir que o valor final reflita a realidade do projeto.
4. Inclua as reservas gerenciais e de contingência
Identificar e entender os riscos potenciais do projeto é fundamental para uma projeção de custos assertiva. Com base em possíveis desvios, como a necessidade de material adicional ou imprevistos, o orçamentista deve calcular esses custos e incluí-los no orçamento. Existem dois tipos de reservas: reservas de contingência, que cobrem custos relacionados aos riscos identificados, e reservas gerenciais, que são uma margem adicional para riscos não previstos. Para garantir maior precisão, inclua ambas as reservas no orçamento, fundamentadas em uma análise de riscos detalhada.
5. Elabore uma planilha orçamentária clara e detalhada
Independentemente da ferramenta utilizada — seja o Excel ou um software especializado —, o orçamento final deve ser claro e compreensível para todos os envolvidos no projeto. Além disso, seu detalhamento é essencial para o monitoramento contínuo dos custos durante a execução. Somente dessa forma será possível comparar o planejado com o realizado, permitindo ações corretivas e preventivas que mantenham o projeto dentro do orçamento aprovado pelos patrocinadores.
Aproveite essas dicas para garantir o sucesso do seu projeto! Entre em contato com a SigmaGP e descubra como podemos potencializar os seus resultados.
Pingback: Conheça as 10 áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos – Sigma Gerenciamento de Projetos