Como obter sucesso em seus projetos: Definição do escopo

No planejamento de uma parada programada, a definição clara e detalhada do escopo é fundamental. Ele serve como base para a elaboração do cronograma e do orçamento do projeto, sendo crucial para seu sucesso.  

Uma definição eficaz do escopo envolve a análise das incertezas sobre as atividades a serem realizadas durante a parada, além de estar diretamente ligada à gestão de riscos do projeto e do negócio. A seguir, discutiremos como isso pode ser alcançado. 

Definição do escopo

Segundo o dicionário Aurélio, “escopo” é o “objetivo que se pretende atingir; limite ou abrangência de uma operação”. No contexto de um projeto ou produto, o escopo é exatamente isso: a definição clara do objetivo a ser alcançado. Sua definição precisa é essencial para o sucesso das metas organizacionais.  

No gerenciamento de projetos, distinguimos entre o escopo do projeto e o escopo do produto. O escopo do produto engloba todas as características, funções e especificações que definem como será o produto, serviço ou resultado do projeto.  

O escopo do produto para uma Parada Programada abrange os serviços de manutenção e/ou CAPEX que serão realizados durante o período compreendido entre a interrupção da produção da planta e o seu retorno operacional pleno. 

Já o escopo do projeto refere-se a todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para concluir o projeto com sucesso, o que pode incluir também a definição do escopo do produto (PMBOK®, 5ª edição).  

No caso de uma Parada Programada, o escopo do projeto engloba todas as atividades necessárias, realizadas antes, durante e após a interrupção da produção. Essas atividades são planejadas para garantir que os serviços de manutenção e/ou CAPEX sejam executados de forma eficiente e dentro do período programado de interrupção da planta, assegurando o cumprimento dos objetivos definidos. 

Essas atividades podem abranger desde a identificação dos serviços a serem executados durante o período de interrupção da produção (parada), passando pelo seu detalhamento, elaboração e acompanhamento do cronograma, aquisição de materiais e contratação de serviços, até a conclusão do processo, com a emissão do relatório final e o pagamento dos fornecedores. 

O sucesso de uma Parada Programada está intimamente relacionada à definição precisa de seu escopo. Um escopo bem delineado garante que todas as partes interessadas compreendam claramente seu papel e as entregas do projeto e o que está fora do escopo. Além disso, assegura que todos os esforços sejam direcionados corretamente, facilitando o alcance dos objetivos estabelecidos. 

Uma das ferramentas mais eficazes para descrever o escopo no gerenciamento de projetos é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure). Essa estrutura organiza as principais entregas do projeto ou produto, dividindo o trabalho de maneira hierárquica e gerenciável.  

Portanto, o gerenciamento do escopo é crucial para garantir que todos os esforços do projeto sejam direcionados para o alcance dos resultados desejados, dentro das restrições estabelecidas.  

O PMBOK® define uma série de processos essenciais para um gerenciamento eficaz do escopo:  

Planejamento do gerenciamento do escopo: Processo de criar um plano que documenta como o escopo será definido, validado e controlado ao longo do projeto.  

Coleta de requisitos: Processo de identificar, documentar e gerenciar as necessidades e expectativas das partes interessadas, com o objetivo de atender aos objetivos do projeto.  

Definição do escopo: Processo de se identificar e levantar todos os serviços de manutenção e/ou CAPEX necessários para serem executados na Parada (escopo do Produto), bem como as atividades de apoio necessárias (escopo do produto) 

Criação da EAP: Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto, estruturando suas entregas e atividades.  

Validação do escopo: Processo de formalizar a aceitação das entregas concluídas, garantindo que atendem aos requisitos acordados.  

Controle do escopo: Processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e do produto, além de gerenciar as mudanças feitas na linha de base do escopo.  

Todos esses processos são fundamentais para o sucesso da Parada Programada. A compreensão e definição do escopo não apenas viabilizam o gerenciamento eficaz do escopo, mas também são essenciais para a definição de recursos, elaboração do cronograma e gestão de riscos.  

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