Gerenciamento de Portfólio: Entenda a importância e evite erros comuns

A realização de projetos é essencial para que as organizações alcancem seus objetivos estratégicos. Além de gerenciar cada projeto de forma eficiente, é fundamental selecionar as iniciativas que mais contribuem para esses objetivos. Afinal, de nada adianta gerenciar corretamente um projeto que nem deveria estar sendo realizado, concorda? Nesse contexto, o gerenciamento de portfólio utiliza técnicas, conhecimentos e estratégias para integrar e otimizar o valor dos diversos projetos, alinhando-os às metas da organização. Confira no texto a seguir como ele se aplica. 

O que é um portfólio?  

Segundo o PMI (Project Management Institute), um portfólio é o conjunto de projetos, programas, subportfólios e outras atividades que uma organização utiliza para atingir seus objetivos estratégicos. Todos os projetos devem ter metas e definições claras, mas precisam estar sempre alinhados às metas e prazos estabelecidos pela gestão do portfólio.  

Por que fazer a gestão de portfólio?   

A gestão de portfólio tem o objetivo de coordenar os projetos e estratégias de uma organização. Através desse gerenciamento, o gestor de portfólio pode verificar se os projetos estão sendo realizados de maneira eficiente, alinhados aos objetivos da organização e gerando resultados positivos. Para alcançar uma boa gestão de portfólio, é necessário considerar os retornos esperados, riscos, recursos e as inter-relações entre os investimentos. As ferramentas corretas para gestão de portfólio podem gerar maior alinhamento entre os projetos e os objetivos da empresa, ajudando a identificar projetos promissores e a compreender indicadores como VPL (Valor Presente Líquido), payback, TIR (Taxa Interna de Retorno) e valor absoluto projetado. Isso também facilita a tomada de decisões em relação a projetos conflitantes e melhora a governança e a supervisão do portfólio.   

Contudo, para obter bons resultados, é necessário ter algumas cautelas, como garantir que os objetivos estejam dentro do planejamento estratégico, ter uma visão clara sobre o que a gestão de portfólio representa na empresa e definir uma governança sólida. 

Erros comuns no gerenciamento de portfólio  

Alguns erros frequentemente cometidos na gestão de portfólio devem ser evitados:  

• Não refletir a estratégia da empresa: os esforços de uma organização devem ser direcionados para as atividades que mais contribuem para os seus objetivos estratégicos. Por isso, o portfólio de projetos deve refletir esses objetivos.  

• Baixa qualidade na formalização das demandas dos projetos: a gestão de portfólio exige a execução de diversos processos, como a identificação, classificação, avaliação, seleção, priorização e aprovação de projetos. Se esses processos não forem bem executados, o valor do portfólio será comprometido.  

• Falta de decisão no momento correto de iniciar os projetos (Go/No Go): a aprovação para iniciar um projeto deve ser assertiva e alinhada ao ciclo de vida do portfólio. Caso contrário, a organização pode perder a oportunidade de coletar os benefícios dos projetos.  

• Mudanças de prioridade sem critérios claros: mudanças são comuns, mas devem ser feitas com base em regras bem estabelecidas (governança do portfólio), para que o portfólio continue alinhado às necessidades da organização. Alterações aleatórias podem impactar negativamente os resultados.  

• Falta de agilidade para avaliar novas demandas: o ambiente organizacional é dinâmico, e novas demandas sempre surgem. Por isso, é fundamental que o processo de avaliação seja ágil e eficiente para não perder oportunidades ou tomar decisões equivocadas sobre a priorização de projetos.  

• Recursos escassos ou sem foco: a gestão de portfólio exige atenção estratégica. Muitas vezes, as organizações não possuem alguém responsável por essa função, o que pode gerar desperdícios de recursos em atividades não prioritárias. 

Impacto da gestão de portfólio nos diferentes papéis da organização 

O gerenciamento de portfólio oferece uma visão panorâmica que beneficia todos os envolvidos: 

• Executivos: entendem como cada projeto contribui para o valor do portfólio e como ele impacta a organização. 

• Gerentes de Projetos: recebem diretrizes estratégicas e compreendem a importância de seus projetos dentro do portfólio. 

• Stakeholders: são mantidos informados por meio de feedbacks confiáveis e consistentes. 

Os executivos, como representantes do negócio, conhecem as demandas e os objetivos estratégicos da organização e orientam os resultados dos portfólios de acordo com esses objetivos. O gerente de projetos é responsável por garantir que o produto de seu projeto seja entregue conforme o planejado, entendendo o alinhamento de seu trabalho aos objetivos do portfólio e os impactos nos outros projetos. Os stakeholders, por sua vez, se beneficiam quando o portfólio é gerenciado de maneira eficaz, pois isso garante que cada projeto entregue seu valor de forma assertiva. 

Qual é o papel do gerente de portfólio? 

O gerente de portfólio é responsável por controlar os processos e fatores internos e externos de todos os projetos, seus recursos, prazos e alinhamento com os objetivos estratégicos. Ele também deve avaliar se um projeto é vantajoso para a empresa e, caso contrário, planejar a melhor estratégia para reverter a situação, tornando-o viável ou justificando a sua não realização. 

Em resumo, o papel do gerente de portfólio é garantir que o conjunto de projetos contribua para os objetivos estratégicos da organização, coordenando os gestores de projetos e programas para trabalhar de maneira sincrônica com a empresa. 

Conclusão 

Um bom gerenciamento de portfólio garante que os esforços da organização sejam direcionados para os projetos que mais contribuem para alcançar os objetivos estratégicos. Não adianta gerenciar projetos que não são necessários. 

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